Hinweisgebersystem

Hinweisgebersystem der Intec Versorgungstechnik GmbH & Co. KG

Allgemeine Informationen

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unser Hinweisgebersystem verwenden. Wir stellen die Einhaltung von Recht und Gesetz durch eine angemessene Compliance-Organisation, rechtssichere Prozesse und sonstige Maßnahmen zur Prävention von und Reaktion auf mögliche Regelverstöße sicher. Hierzu haben wir ein Hinweissystem eingeführt. Unsere Mitarbeiter (inkl. Bewerber und Praktikanten), Anteilseigner sowie Mitarbeiter von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Lieferanten können das Hinweisgebersystem nutzen, um die über mögliche Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben oder interne Regelungen zu informieren („Meldung“) und so zu deren Aufklärung und Verfolgung beizutragen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

INTEC Versorgungstechnik GmbH & Co. KG
Beerenweg 6
17033 Neubrandenburg

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt, erreichbar unter:

Herr Thomas Hermsdorf
Dipl.-Ing., Auditor ISO 9001, ISO 27001, Service-Excellence, BDSG, DSGVO
Beerenweg 6
17033 Neubrandenburg

Telefon: +49 (395) 4 29 45 0
Telefax: +49 (395) 4 22 92 83
E-Mail: info@intec-nb.de

2. Hosting

Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet (Hoster). Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei handelt es sich um die von Ihnen im System eingegebenen Daten, weitere Daten (Logfiles wie IP-Adresse, Standort, verwendeter Browser etc.) werden nicht erfasst.
Der Einsatz des Hosters erfolgt zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Hinweisgebersystems durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Unser Hoster wird Ihre Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen.
Abschluss eines Vertrages über Auftragsverarbeitung
Um die datenschutzkonforme Verarbeitung zu gewährleisten, haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung mit unserem Hoster geschlossen.

3. Art und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie uns über das Hinweisgebersystem Meldungen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Formular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Um eine Meldung einzureichen, müssen Sie mindestens eine kurze Beschreibung des Vorfalls eingeben, alle weiteren Angaben sind freiwillig. Nach Eingang einer Meldung sind wir dazu verpflichtet, diese zu prüfen und ggf. Folgemaßnahmen einzuleiten. Im Rahmen dieses Prozesses werden wir unter Umständen, unter Beachtung gesetzlicher Vorgaben, weitere Daten zur Aufklärung des Vorfalls verarbeiten.

4. Zweck und Rechtsgrundlage

Ihre Daten werden zu folgenden Zwecken, auf Basis folgender Rechtsgrundlagen verarbeitet:

Umsetzung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG): Datenverarbeitungen im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen können unter anderem für die Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit Mitarbeitern erforderlich sein. Dies gilt beispielweise für Aufklärungsmaßnahmen zur Aufdeckung von arbeitsvertraglichen Pflichtverletzungen, welche keine Straftat begründen.
Aufklärung von Straftaten (§ 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG): Falls Aufklärungsmaßnahmen der Aufdeckung von möglichen Straftaten im Rahmen von Beschäftigungsverhältnissen dienen, können diese gemäß § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG gerechtfertigt sein. Wir werden die entsprechenden Datenverarbeitungen aber nur dann auf § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG stützen, wenn dokumentierte tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht einer Straftat im Beschäftigungsverhältnis begründen und die Interessen des Betroffenen nicht überwiegen.
Umsetzung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Wir unterliegen bestimmten Gesetzen, die uns zur Annahme und Bearbeitung von Meldungen zu Compliance-Verstößen verpflichten.
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Wir haben ein Interesse an der Verbesserung unseres Compliance-Managements, sowie an der Aufklärung von eingegangenen Meldungen.

5. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten bis zur Aufklärung des jeweiligen Vorfalls. Gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

6. Weitergabe der Daten

Wir werden Ihre Daten nur dann weitergeben, wenn hierfür eine rechtliche Grundlage besteht. Im Rahmen des Aufklärungsprozesses und zur Einleitung von Folgemaßnahmen können die Daten an folgende Empfänger geleitet werden:

Stellen im Unternehmen: Zur Aufklärung der Meldung und zur Einleitung von Folgemaßnahmen kann die Meldung unter Wahrung der gesetzlichen Bestimmungen – insbesondere unter Wahrung der Vertraulichkeit – an eine unparteiische Stelle innerhalb unseres Unternehmens weitergegeben werden
Gerichte, Behörden, öffentliche Stellen & Dienstleister: Wir können Ihre Daten an öffentliche Stellen weitergeben, wenn wir dazu bspw. im Rahmen von strafrechtlichen Ermittlungsverfahren verpflichtet sind. Im Zuge der Aufklärung von Meldungen können wir die Daten unter Beachtung gesetzlicher Vorgaben zusätzlich an externe Dienstleister (Anwaltskanzleien, Datenschutzbeauftragter etc.) weitergeben.

7. Betroffenenrechte

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf denen eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Löschung und Berichtigung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Profiling

Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall, einschließlich Profiling findet nicht statt

Meldung abgeben:

Bitte beachten Sie folgende Hinweise:

Ungerechtfertigte Unterstellungen können ggf. nach § 164 Strafgesetzbuch (StGB) als falsche Verdächtigung gewertet werden. Eine Unterstellung kann je nach Kontext als üble Nachrede im Sinne des § 186 StGB oder als Verleumdung nach § 187 StGB verfolgt und geahndet werden.
Tätigen Sie nur ernstgemeinte Meldungen. Unsachliche oder denunzierende Meldungen, sowie Fallbeschreibungen, aus denen keine konkreten Verstöße oder Missstände erkennbar sind, werden nicht bearbeitet.
Beschreiben Sie den Fall detailliert aber beschränken Sie sich auf das Wesentliche.
Vermeiden Sie nach Möglichkeit jeglichen Personenbezug (z.B. Namen von Beteiligten) bei der Fallbeschreibung.
Geben Sie Informationen zu Ihrer eigenen Person in der E-Mail an (etwa Ihren Namen, Kontaktdaten), geschieht dies freiwillig. Für eine möglichst effektive Bearbeitung der Meldung kann es u.U. hilfreich sein, dass Sie uns Ihre Daten (Name und/oder Kontaktdaten) nennen. Ihre personenbezogenen Daten werden jedoch zu keiner Zeit weitergegeben, wenn Sie uns hierzu nicht explizit Ihre Einwilligung erteilt haben. Bei der Bearbeitung Ihrer Meldungen ist die Ombudsperson zur Verschwiegenheit und zur Wahrung Ihrer Vertraulichkeit verpflichtet.
Auch wenn Sie im konkreten Fall persönlich und u.U. sogar emotional betroffen sind, bleiben Sie bei der Fallbeschreibung bitte höflich und schildern Sie die Umstände möglichst objektiv und sachlich.
Melden Sie nur Fälle, die im Rahmen des Arbeitsverhältnisses relevant sind und/oder konkret das Unternehmen betreffen. Melden Sie bitte keine Fälle aus den Bereichen Kundenservice/Kundenbeschwerden, Produktbeschwerden oder aus dem privaten Bereich.
Ebenfalls nicht meldefähig sind persönliche Meinungen, Optimierungsvorschläge für einzelne organisatorische oder prozessuale Themen, private Konflikte im Kollegium, allgemeine Kritik an Kolleginnen/Kollegen, Vorgesetzte oder die Unternehmensleitung. Wenden Sie sich hierzu bitte an Ihre Vorgesetzten und/oder bitten um ein vertrauliches Personalgespräch.
Das Hinweisgebersystem/die Ombudsperson fungieren nicht als Streitschlichter, bzw. Mediator und greift auch nicht in unternehmensinterne oder unternehmenspolitische Prozesse ein. Über das Hinweisgebersystem eingehende Meldungen werden vom Ombudsmann anonymisiert an entsprechende Stellen und Verantwortliche im Unternehmen weitergeleitet.

Bitte senden Sie Ihre Meldung an:

compliance@intec-nb.de

Erstellung dieser Seite: 06.12.2023